Neue Nachweispflichten und Bußgeldvorschriften für Arbeitgeber

Rechtskolumne der Karlsruher Rechtsamwältin Dr. Anna-Lisa Giehl

Ab dem 1.August gelten für Arbeitgeber neue Nachweispflichten gegenüber ihren Arbeitnehmern. Für Verträge, die ab August abgeschlossen werden, sollten Arbeitgeber daher ihre bislang verwendeten Arbeitsverträge anpassen.
Bislang waren Arbeitgeber verpflichtet, nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und ihren Arbeitnehmern auszuhändigen. Die bereits jetzt geltenden Nachweispflichten werden durch die Gesetzesänderung um weitere Punkte erweitert. Insbesondere aber wird das Nachweisgesetz um Bußgeldvorschriften ergänzt. Bislang konnten Arbeitnehmer nur Schadensersatz verlangen, wenn ihnen durch die fehlende Information ein Schaden entstanden ist. Ab August kann gegen Arbeitgeber, die sich nicht an ihre Nachweispflichten halten, zusätzlich ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000,00 € verhängt werden.
Grundlage für die Gesetzesänderung ist die Umsetzung der EU-Richtline über transparentere und vorhersehbare Arbeitsbedingungen. Diese erweitert die Liste der sinnvollerweise in den Arbeitsvertrag aufzunehmenden Informationen.
In Zukunft muss unter anderem über die Dauer der Probezeit, sofern diese vereinbart wird, schriftlich informiert werden. Außerdem muss die Vergütung von Überstunden festgehalten werden. Sofern Ruhepausen oder Ruhezeiten im Arbeitsverhältnis vereinbart sind, müssen nun auch diese schriftlich festgehalten werden. In Betrieben, in denen in einem Schichtsystem gearbeitet wird, gilt dies auch für den Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen.
In Bezug auf die Überstunden ist nun niederzulegen, ob und wenn ja, und unter welchen Vorussetzungen diese angeordnet werden dürfen. Außerdem sieht die Gesetzesnovelle vor, dass in der Regel der Name und die Anschrift des Versorgungsträger angegeben werden muss, sofern im Arbeitsverhältnis eine betriebliche Altersversorgung vereinbart wurde. Eine zentrale Änderung ist, dass die Verfahrensvorschriften einer Kündigung festgehalten werden müssen, also insbesondere das Schriftformerfordernis der Kündigung, die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage. Weitere Angaben sind erforderlich, wenn die Arbeitnehmer für eine längere Zeit im Ausland tätig sind.
Die Nachweispflichten können Arbeitgeber, wie auch in der Vergangenheit, durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag erfüllen. Die Informationen müssen weiterhin in Schriftform ausgehändigt werden. Ein Abrücken von der Schriftform wurde im Gesetzgebungsverfahren zwar diskutiert, Befürworter konnten sich aber nicht durchsetzen. Eine Information durch E-Mail wird daher weiterhin nicht ausreichen. In Bezug auf einige Punkte ist jedoch auch weiterhin der Verweis auf einen Tarifvertrag oder kirchliche Arbeitsrechtsregelungen möglich. Auch ist teilweise ein Verweis auf die gesetzlichen Vorschriften zulässig.
Arbeitgeber sollten insbesondere beachten, dass die Novellierung des Nachweisgesetzes zwar grundsätzlich nur für Arbeitsverträge gilt, die ab dem 01.08.2022 abgeschlossen werden. Allerdings können auch Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen mit Altverträgen ihren Arbeitgeber auffordern, die entsprechenden Informationen auszuhändigen. Arbeitgeber haben dann, abhängig von der jeweiligen Information, teil
weise in der sehr kurzen Frist von sieben Tagen nach Aufforderung die Informationen in schriftlicher Form bereitzustellen. Angesichts der kurzen Fristen und der Einführung der Bußgeldvorschriften ist für Arbeitgeber jetzt also Eile angesagt. Auch nach der Umstellung im August wird das Nachweisgesetz im Arbeitsrecht wohl einen neuen Stellenwert erlangen.

RAin Dr. Anna-Lisa Giehl
Beinert & Partner Rechts­anwälte Partnerschaft mbB